Unidad IV

 Esta Unidad tiene los siguiente objetivo de Aprendizaje

  • Analizar el rol que tiene la evaluación interna, para el logro de los objetivos organizacionales.
Objetivos Especificos:

4.1- Discutir sobre la evaluación interna y su relación con las áreas funcionales en una organización.

4.2- Estudiar el sistema de auditoría del servicio.

Evaluación Interna

     Antes de abordar lo referente a la evasluación interna es necesario aclarar que esta unidad

esta estrechamente relacionada con la unidad III, puesto que existen tópicos o contenidos que ambas abordan, ya que, son claves para el desarrollo de la evaluación. a continuiación iniciaremos con algunas definiciones o conceptualizaciones de evaluación interna según autores.
     David (2013), afirma que la evaluación interna consiste en identificar, evaluar debilidades y fortalezas organizativas en las áreas funcionales de la empresa, tomando en cuenta cada uno de los procesos de marketing, finanzas, contabilidad, administración, sistema de administración de la información, producción y operaciones. Asimismo, agrega que el proceso de evaluación interna o auditoría interna brinda mayores oportunidades a los participantes para entender como encajan sus puestos y departamentos dentro de la organización. Este ejercicio resulta muy provechoso pues los gerentes y empleados desempeñan mejor su trabajo cuando comprenden sus repercusiones en otras áreas y actividades de las empresas.
   La evaluación interna según Serna (2008), es el proceso para identificar fortalezas, debilidades de la organización, del área o unidad estratégica. La evaluación interna lo integra el análisis de la capacidad directiva, competitiva, financiera, técnica o tecnológica y del talento humano. Dentro de este marco Robbins (2007), plantea que el análisis interno debe culminar con una evaluación clara de los recursos de la organización (como capital financiero, pericia técnica, empleados capaces, gerentes experimentados) y las capacidades para realizar las diferentes actividades funcionales (como marketing, manufactura, sistemas de información, manejo de recursos humanos).
    Igualmente Robbins (2007) afirma las actividades que la organización hace bien son sus fortalezas, y las debilidades son las actividades que la organización no hace bien o recursos que no tiene. En efecto, esta etapa obliga a los gerentes a aceptar que todas las organizaciones, por grande y exitosa que sean, están limitadas por sus recursos y aptitudes.
  En efecto, se fija posición con el autor David (2013), el cual define la evaluación interna como el proceso para identificar fortalezas, debilidades de la organización, del área o unidad estratégica, por lo que se puede encontrar semejanza en los términos que manejan cada uno de los autores citados anteriormente. 

    En este mismo orden de ideas, se puede señalar que la evaluación interna tiene como finalidad  determinar las fortalezas y las debilidades de la organización, en función de la misión y visión que la guían, con lo cual se completan las bases para la formulación estratégica.

    Incluye aspectos tales como el análisis de la cadena de valor, la evaluación de capacidades medulares, el análisis de los productos y servicios que la organización provee, así como los procesos para producirlos.

    Las fortalezas de la organización o empresa radican en su liderazgo interno, su cultura organizacional, su  gente y su capital intelectual (el know-how), sus sistemas, su situación financiera, sus capacidades, su infraestructura e instalaciones.

    La cultura organizacional se define por los valores y creencias compartidas, las relaciones internas, los paradigmas alrededor de los cuales se lleva a cabo la actividad productiva, los patrones de conducta de los miembros de la organización y hasta las historias y los ritos compartidos.

     Las capacidades medulares son aquellas que sustentan la capacidad competitiva de la organización. En una empresa pueden ser una sólida experiencia en el área de actividad, un fuerte equipo de investigación y desarrollo o de ventas, un excelente departamento de diseño, etc.  

  • Conjunto de competencias que caracterizan a una gerencia efectiva, tales como Liderazgo, espíritu de equipo, lealtad a los valores, etc.
  • Conjunto de competencias genéricas. Ej. Capacidad relacional, espíritu emprendedor.
  • Conjunto de competencias que sustentan la innovación. Ej. Creatividad.
  • Conjunto de competencias asociadas con los procesos vitales de la organización. Ej. Capacidad operacional.
  • Conjunto de competencias relacionadas con el cliente. Ej. Conocimiento del mercado.

El siguiente es un esquema que puede servir de guía para la evaluación interna de una organización:

   Inventario de recursos:

  • Humanos
  • Financieros
  • Tecnológicos
  • De infraestructura
  • Capital intelectual
  • Logísticos   

  Capacidades medulares:    

  • Liderazgo
  • Gerencia efectiva
  • Capacidad relacional
  • Creatividad e innovación
  • Capacidad operacional
  • Otras 
 Identificación de brechas: requerido vs disponible, actual o potencial
 Limitaciones: restricciones y contradicciones

Objetivos de una evaluación interna:

     Los objetivos de una evaluación interna se centran en mejorar diversos aspectos de una organización. Algunos de los objetivos clave son:

  1. Identificación de áreas de mejora: Uno de los objetivos principales es identificar áreas de mejora dentro de la organización. Esto podría incluir procesos y sistemas internos, el rendimiento de los empleados u otras áreas clave que inciden en la eficiencia.
  2. Desarrollo de un plan: Tras identificar las áreas de mejora, el siguiente paso es crear un plan para abordarlas. Esto podría incluir la implementación de nuevos procesos, la capacitación de los empleados o la adaptación de roles y responsabilidades para mejorar el rendimiento general.
  3. Mejora del rendimiento y la productividad: Una evaluación interna bien ejecutada mejora la eficiencia y la productividad. Al abordar las áreas problemáticas, las organizaciones pueden trabajar con mayor eficiencia para alcanzar sus objetivos de negocio.
  4. Mejorar la satisfacción laboral: abordar los problemas descubiertos mediante una evaluación interna ayuda a crear un mejor entorno de trabajo , lo que genera una mayor moral y satisfacción laboral de los empleados.
  5. Mantenerse competitivo: las evaluaciones internas periódicas ayudan a las organizaciones a mantenerse competitivas mejorando continuamente los procesos internos e identificando áreas en las que se puede mejorar la eficiencia y la productividad.

Pasos para Realizar una Evaluación Interna

  1. Definir Objetivos y Alcance:

    • Establecer claramente qué se busca evaluar y qué áreas de la organización serán objeto de análisis.

    • Identificar los recursos necesarios para la evaluación.

  2. Recopilar Información:

    • Involucrar a gerentes y empleados clave de diferentes áreas funcionales (administración, marketing, finanzas, operaciones, recursos humanos, sistemas de información, tecnología).

    • Utilizar herramientas como encuestas, entrevistas y análisis de datos financieros y operativos.

  3. Análisis de Áreas Funcionales:

    • Administración y Gerencia: Evaluar la estructura organizativa y la capacidad directiva.

    • Marketing y Ventas: Analizar estrategias de mercado y desempeño de ventas.

    • Operaciones/Producción y Logística: Examinar eficiencia y calidad en la producción y distribución.

    • Finanzas/Contabilidad: Revisar la salud financiera y gestión de costos.

    • Recursos Humanos: Evaluar el talento humano y la cultura organizacional.

    • Sistemas de Información y Comunicaciones: Analizar la infraestructura tecnológica y sistemas de información.

    • Tecnología e Investigación y Desarrollo: Evaluar la innovación y capacidad tecnológica.

  4. Identificar Fortalezas y Debilidades:

    • Realizar reuniones con los equipos para identificar colectivamente las fortalezas y debilidades más importantes.

    • Priorizar estas fortalezas y debilidades según su impacto en la organización.

  5. Desarrollar Estrategias:

    • Basándose en los resultados, diseñar estrategias para capitalizar las fortalezas y mitigar las debilidades.

    • Establecer metas claras y planes de acción para implementar estas estrategias.

  6. Implementación y Seguimiento:

    • Poner en marcha las estrategias diseñadas y asignar responsabilidades a los equipos correspondientes.

    • Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) para monitorear el progreso y ajustar las estrategias según sea necesario.

  7. Evaluación Continua:

    • Realizar evaluaciones internas periódicas para asegurar que la organización sigue siendo competitiva y alineada con sus objetivos estratégicos.

Auditoría

     La auditoría, en el contexto de una organización, puede referirse a una evaluación más específica y detallada de ciertos aspectos, como la gestión financiera, la eficiencia operativa o el cumplimiento de normas y regulaciones. Aunque no se menciona explícitamente en los resultados de búsqueda, la auditoría interna es un proceso que forma parte de la evaluación interna y se centra en examinar y evaluar los sistemas, procesos y controles internos de una organización.

Aspectos clave de la auditoría:

  • Evaluación de controles internos: Verifica si los controles internos son adecuados y efectivos para garantizar la integridad de los procesos y la información financiera4.

  • Cumplimiento normativo: Asegura que la organización cumple con las leyes y regulaciones aplicables.

  • Identificación de riesgos: Detecta posibles riesgos operativos, financieros o de cumplimiento que podrían afectar a la organización.

    En resumen, la evaluación interna es un proceso más amplio que busca mejorar la eficiencia y el desempeño general de la organización, mientras que la auditoría se enfoca en aspectos específicos como el cumplimiento normativo y la eficacia de los controles internos.

Tipos de auditoría

Existen varios tipos de auditorías, entre ellos:

  • Auditoría externa: Realizada por un tercero independiente para obtener un análisis objetivo.

  • Auditoría interna: Realizada por la propia empresa para monitorear el cumplimiento de políticas internas.

  • Auditoría proactiva: Se enfoca en identificar errores y omisiones en la contabilidad.

  • Auditoría de gestión: Evalúa la eficacia y eficiencia de la gestión empresarial.

  • Auditoría financiera: Se centra en la condición económica y perspectivas de desarrollo de la empresa.

Características de las auditorías
El ejercicio de auditar siempre se debe identificar por ser:
  1. Objetiva, esto significa que debe estar basada en hechos reales, sustentables y con evidencia, actuando en su desarrollo con una actitud mental independiente e imparcial.
  2. Sistemática, ya que se desarrolla bajo una serie de pasos y etapas, que se deben ejecutar en un orden lógico para lograr el objetivo final.
  3. Profesional y la transparente porque será un proceso desarrollado por un auditor, una persona, el cual debe tener la capacidad de informar lo que se halle en la auditoría sin ningún juicio de valor e independencia. 
¿Porqué son importantes la auditorías?
     Este proceso en las empresa juega un papel muy importante y no debemos olvidar que los objetivos de las auditorias siempre deben estar alineadas con los objetivos de las alta dirección. A continuación te enumeramos 4 razones del porqué son importantes las auditorías
1.- Te ayudarán a tener una excelente calidad en los procesos que manejes ya sean internos o externos.
2.-  Es muy importante para los directivos de las empresas tener información verídica, fiable, para que puedan analizar los pasos a seguir, ya que la información que nos arroja una auditoría es la base para tomar decisiones que nos permitan tener mayor éxito y crecimiento.
3.- Una auditoría hace responsable a los equipos de las empresas en ordenar y mejorar sus procesos y controles internos, generando eficiencias operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus operaciones.
4.- Permiten también estudiar si se están cumpliendo o no las normativas legales.

Referencia: 
Porter, M. E. (1985) Ventaja competitiva: Creación y sostenibilidad 
de un rendimiento superior. Free Press, New York.


  

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